"Andrea" tiene una marca de bisutería y hace varios años que promueve sus productos a través de las redes sociales. De forma natural, compartía su número personal de WhatsApp a los clientes que preferían llevar la conversación a esta aplicación de mensajería. Desde ahí Andrea les enviaba fotos de sus creaciones, precios y hasta aceptaba encargos especiales. Luego cuando el pedido estaba listo, coordina el pago y la entrega mediante envío a domicilio o encuentro en algún punto céntrico.
Luego de muchos meses de darse a conocer y recibir cada vez más mensajes, Andrea a veces se siente agotada y hasta obligada a responder siempre a las personas que le escriben sin importar la hora ni si es fin de semana. Muchas veces está con sus herramientas cuando entran estos mensajes que la interrumpen en su trabajo más importante: crear accesorios, otras veces está con su familia cuando tiene que dejarlos momentáneamente para atender consultas.
Con el tiempo Andrea ha identificado las consultas más frecuentes y lo que hace es copiar y pegar algunas de ellas como las formas de pago, medios de entrega y maneja "accesible" una serie de fotos de accesorios que disponibles para entrega inmediata:
- ¡Hola! cuánto cuesta esta pulsera?
- ¿Tienes aún de este estilo? Podrías hacerlo en otro color?
- ¿Podrías mandarme tu catálogo?
- ¿Cómo hago para pagarte?
Cuando los mensajes son más frecuentes, te das cuenta que tu número ya no es para uso personal..
Un día Andrea se encontró con Lu (fueron compañeras de colegio) y en la plática de ponerse al día después de tantos años sin verse, le contó de su pequeño negocio y la marca de bisutería que ha venido desarrollando, como Lu trabaja como asesora en estos temas, le preguntó cómo estaba gestionando los mensajes y Andrea le contó todo.
Entonces Lu le habló del ERROR 0 de una cuenta no optimizada de WhatsApp para negocios:
Se llama el error 0 el seguir usando una cuenta de WhatsApp personal para tu negocio
Andrea se dio cuenta que en su caso, por el flujo de mensajes y por los horarios, necesitaba pasarse a la app WhatsApp Business pero tenía varias preguntas que Lu trató de responder en ese momento:
A: ¿Uso mi número actual para la cuenta de negocios o busco otro chip y activo un número nuevo?
L: Lo recomendable es que si este número ya lo tienen bastantes personas que te han contactado por tu negocio, que sea este mismo el del negocio y busques un número nuevo para uso personal (por el flujo de mensajes esto es lo más recomendable para Andrea pero no aplica en todos los casos).
Consideraciones especiales (para quienes leen esta entrada):
Si vas a empezar o tienes poco de haber empezado, estás a tiempo de valorar si ocupas tu número personal actual para pasarlo a la app de negocios o aprovechas y buscas un número más especial, que pueda ser fácilmente recordado o fácil de contactar. Esto es especialmente útil para un negocio que quiere escalar y mantenerse en el tiempo: posicionar un número "bonito" "atractivo" si es parte de la estrategia.
Si el flujo de mensajes es bajo puedes pasar tu cuenta personal a cuenta de negocios y seguir con tu mismo número, esto te ayudará a mantener cierta simplicidad, y no perder conexiones ya establecidas. Recordemos que en WhatsApp dependemos de estar registrados en la agenda de nuestros contactos para que estos vean nuestras actualizaciones de estado y reciban mensajes de difusión. Hay una forma de avisarles que tenemos nuevo número y es cuando cambiamos el chip, WhatsApp nos permite notificar a nuestros contactos. En esta migración se conservan todos los chats si tenemos nuestra copia de seguridad actualizada para evitar pérdida de datos. Esto es especialmente importante cuando lo hacemos en un equipo nuevo, porque debe ser descargada de la nube. (Google Drive o iCloud).
A: ¿Me busco un celular doble chip o tengo equipos separados?
L: Un celular doble chip puede ser conveniente hasta cierto punto y luego dejar de serlo: cuando la cantidad de mensajes es alta, la batería puede agotarse más rápido y quedarte incomunicada, tener que cargar nuevamente durante el día o incluso utilizar un "power bank". Mi recomendación es que tengas 2 equipos, uno para el negocio y otro para uso personal. Y que el del negocio sea preferiblemente un iphone por las aplicaciones disponibles para crear contenido de calidad, por sus funciones de seguridad y además por la calidad de la cámara. Aunque hay equipos de alta gama en android con cámaras incluso mejores que las del iphone, en iOS encuentro el equilibrio entre facilidad de uso, seguridad y calidad de aplicaciones. Y si, las mejores son de pago sea por suscripción o por compra única pero cuando se trata de crear calidad, invertir es parte de la estrategia para diferenciarnos.
A: ¿Voy a perder todos mis chats con este cambio?
L: Si no realizas una copia de seguridad o tienes problemas de espacio en tu teléfono, corres el riesgo de perder algunos o todos los chats. Por eso es importante que gestiones tu cuenta de WhatsApp y optimices el tamaño que ocupan tus chats eliminando contenidos multimedia repetidos, los de gran tamaño y de esa forma la copia de seguridad es más rápida de realizarse y requiere menos espacio en tu equipo. (Próximamente entrada con este tema)
A: Una vez haga el cambio ¿Qué sigue?
L: Debes llenar la información del perfil de empresa y empezar a configurar horarios de atención, saludos de bienvenida y ausencia (esto es opcional pero ayuda revisar de qué manera puede serle útil a quienes nos escriben), preparar algunas respuestas rápidas para consultas frecuentes y sobre todo montar tu catálogo de productos: especialmente aquellos que están para entrega inmediata. Recuerda ponerles PRECIO. Debes cumplir con las especificaciones de WhatsApp y esperar que tus artículos sean aprobados para que sean visibles por tus clientes.
Cuando optimizas tu perfil de negocios en WhatsApp aprovechas al máximo las funciones creadas para ayudarte a gestionar con mayor eficiencia los chats, otro ejemplo de esto son las etiquetas que puedes crear para categorizar las conversaciones y darles un mejor seguimiento. Puedes tener hasta 20 etiquetas.
Andrea tenía ahora mayor claridad, se dio cuenta que su error era utilizar la versión personal de WhatsApp sin saber que existía una especialmente diseñada para negocios. Se fue a leer más sobre este tema, eliminó algunos chats y contenidos no relevantes para disminuir el tamaño requerido de la copia de seguridad y se pasó a WhatsApp Business ese mismo fin de semana.
Lu le dijo que si dedicaba tiempo a leer podría optimizar ella misma su cuenta pero que si prefería ayuda, podían organizar una sesión de trabajo donde ella le explicaría todas las funciones de WhatsApp, las buenas prácticas y también los errores a evitar. Finalmente la invitó a un video en vivo que hará próximamente y se despidieron con la alegría de haberse vuelto a ver después de mucho tiempo y agradecidas con la oportunidad de una plática interesante.
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